در این مقاله قصد داریم در خصوص اتوماسیون حضور و غیاب و امکانات و عملکردشان می‌پردازیم، در ادامه با ما همراه باشید .
امروزه با فراگیری تکنولوژی و اهمیت زمان و سرعت انتقال اطلاعات و حفظ و نگهداری آن و دسترسی سریع به اطلاعات بایگانی شده در امور روزمره، احساس نیاز به نرم افزارها و سخت افزارهایی که بتواند مشکلات موارد فوق را رفع نماید استقبال زیادی انجام می گیرد.
اتوماسیون حضور و غیاب چیست؟
در ابتدا بهتر است که اتوماسیون حضور و غیاب را تعریف کنیم . این سیستم شامل دو بخش سخن افزاری و نرم افزاری تشکیل شده است،و از قابلیت ثبت زمان ورود و خروج پرسنل برخوردار است . در واقع اتوماسیون حضور و غیاب به پرسنل در سازمان این امکان را می دهد تا ورود و خروج خود را به طور الکترونیکی ثبت و گزارش گیری نمایید.
نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
نرم فزار حضور و غیاب یک سیستم یکپارچه جهت جلوگیری از اتلاف وق و استفاده بهینه از زمان حضور کارمندان و نظارت متداوم کارفرما است. این نرم افزار نه تنها سیستم یکپارچه کرده، بلکه با کاهش هزینه بهره وری را هم افزایش می دهد .
موارد استفاده اتوماسیون حضور و غیاب
استفاده از این سیستم در سازمان ها، ادارات دولتی، پادگان ها، شرکت ها، مراکز حساس که کنترل مراجعه کننده با دقت انجام می گردد، مورد استفاده قرار می گیرد و به نحو قابل توجهی می تواند مشکلات حراستی این مراکز را رفع نماید.
با استفاده از سامانه کنترل تردد مراجعین، می توان با وارد کردن اطلاعات مراجعین در هنگام ورود به مرکز و همزمان، گرفتن عکس فرد به صورت اتوماتیک، یک کارت به مراجعه کننده داد و مکان هایی که فرد مجاز به تردد می باشد را مشخص نمود.
با قرار دادن گیت های کنترل تردد در مسیرهای عبوری، امکان جلوگیری از مراجعه به اماکن غیر مجاز فراهم می شود. این اطلاعات به مدت نامحدود در سیستم وجود داشته و بصورت Online در دسترس مدیران قرار می گیرد.
شما از این پس می توانید به مدیریت و ردیابی مراجعه کنندگان سازمان خود بپردازید. کليه اطلاعات شخصی مراجعین، اطلاعات ملاقات شونده و زمانهای ملاقات، زمان و تاریخ ورود و خروج، اطلاع از مجوزهای صادره، دریافت، ثبت و نگهداری شده در هر زمان بر روی صفحه کامپیوتر و یا به صورت چاپی در قالب گزارشات جدولی و نموداری از طریق اینترنت (تحت وب) در دسترس خواهد بود.
در حوزه حراست ثبت تخلف پرسنل سازمانی و پیمانکار، صورتجلسه حوادث، سفرهای خارجی پرسنل، ثبت رویدادها، پرسنل ممنوع الخروج، ثبت اطلاعات شرکت های پیمانکار و ثبت و کنترل ترددهای خاص از جمله امکانات پیشنهادی به شماست.
امکانات و قابلیت های اتوماسیون حضور و غیاب
- نرم افزار سازگار با انواع ویندوز و پایگاه داده ها SQL Server
- دقت و سرعت بالا در عملیات ثبت ساعت و تاریخ ورود و خروج
- ثبت عکس مراجعه کننده همزمان با ورود اطلاعات فرد مراجعه کننده در سیستم
- عدم دخالت اپراتور در ثبت زمان های ورود و خروج
- نگهداری اطلاعات در فضای بسیار کم برای مدت های طولانی
- دسترسی سریع و آنی به اطلاعات ثبت شده و کنترل آن توسط مدیران بخاطر تحت شبکه بودن سیستم
- عدم نیاز به چاپ قبض و گرفتن امضاء روی برگه ها
- قابلیت تعریف پرسنل حراست / کارمندان، با تنظیمات مختلف
- قابلیت آفیش کردن (هماهنگی ورود از قبل) در سیستم
- قابلیت ردگیری افراد معلق در سازمان
- قابلیت مشاهده عکس و اطلاعات مراجعه کننده، در کامپیوتر کارمندی که به آن ارجاع شده، قبل از مراجعه
- امکان ثبت و اجازه حمل اجناس خاص به مراجعه کننده در زمان آفیش .
- امکان ثبت اجازه خروج اجناس خاص به مراجعه کننده
- امکان ثبت مراجعه کننده در لیست سیاه (BlackList) جهت اقدام در مراجعات بعدی
- امکان ثبت اشیاء همراه مراجعه کننده در سیستم، که موقع خروج همراهش باشد و جا نگذاشته باشد.
- امکان تعریف میهمان برای یک دوره استفاده و یا مجوز ورود و خروج و صدور کارت تردد
- امکان گزارش گیری فقط از عکس مراجعه کننده ها به همراه نام و نام خانوادگی
- امکان عدم صدور عدم اجازه خروج برای فرد از طریق مدیران
- قابلیت اتصال به کارتخوان جهت فرمان دادن به انواع گیت و …
- ارائه گزارشات ار کارکرد اپراتور و …
انواع اتوماسیون حضور و غیاب
اتوماسیون حقوق دستمزد
اتوماسیون پارکینگ
اتوماسیون باشگاهی
اتوماسیون باشگاهی در جهت بالا بردن راندمان کاری و مدیریت کارآمدتر باشگاه‌ها استفاده می‌شود. صاحبان و مدیران باشگاه‌ها با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانند زمینه بهتر خدمت رسانی به مشتریان را فراهم کنند و همین امر باعث می‌شود تا ورزشکاران تجربه بهتری از ورزش داشته باشند. تمامی مشخصات فردی کاربران در نزم افزار باشگاهی ثبت می‌شود، و این امر باعث می‌شود. تا علاوه بر نظارت بهتر بر رورود و خروج اعضای باشگاه، از بی نظمی و بروز مشکلات جلوگیری نماییم.
مزایای استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب در سازمان‌ها عبارتند از:
اتوماسیون حضور و غیاب یک سیستم است که با استفاده از فناوری‌های مختلف، به صورت خودکار حضور و غیاب افراد را ثبت و مدیریت می‌کند. این سیستم‌ها در انواع مختلف سازمان‌ها، شرکت‌ها، مؤسسات و سازمان‌های دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. مزایای اتوماسیون حضور و غیاب به شرح زیر می‌باشند:
- دقت و کمال در ثبت:
- سیستم‌های اتوماسیون با استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی، کارت‌خوانها، اثر انگشت، تشخیص چهره و سایر تکنولوژی‌ها، حضور و غیاب را با دقت بالا ثبت می‌کنند و از خطاهای دستی جلوگیری می‌کنند.
- افزایش کارایی:
- سیستم‌های اتوماسیون به صورت خودکار اطلاعات را جمع‌آوری و پردازش می‌کنند، که باعث افزایش کارایی در مدیریت حضور و غیاب می‌شود.
- مدیریت بهبود یافته نیروی کار:
- این سیستم‌ها به مدیران امکان مدیریت بهینه تر نیروی کار را می‌دهند؛ زیرا می‌توانند به راحتی حضور و غیاب کارکنان را مشاهده کرده و نیاز به منابع انسانی را بهینه سازی کنند.
- رصد بهتر کارکنان:
- اطلاعات دقیق حضور و غیاب به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را بهبود بخشند و مشکلات مربوط به حضور نامناسب را تشخیص دهند
- کاهش هزینه‌ها: با استفاده از این سیستم، هزینه‌های مربوط به ثبت حضور و غیاب کارکنان کاهش پیدا می‌کند.
- ثبت دقیق حضور و غیاب: این سیستم قادر است زمان حضور و غیاب کارکنان را به طور دقیق نشان دهد.
- افزایش بهره‌وری: با داشتن اطلاعات دقیق حضور و غیاب کارکنان، مدیران می‌توانند مدیریت بهتری بر عملکرد کارکنان خود داشته باشند.
- امنیت بالا: سیستم حضور و غیاب دارای امنیت بالایی است و با جلوگیری از تقلب در ثبت حضور و غیاب کارکنان، از پرداخت حقوق اضافی و نابجا جلوگیری می‌کند.
- گزارش‌دهی دقیق: با تهیه گزارشات ساعات حضور و غیاب کارکنان، مدیران می‌توانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند.
- امکان مانیتورینگ تردد پرسنل: با استفاده از سیستم حضور و غیاب، می‌توان به طور دقیق تردد پرسنل را مانیتور کرد و از این طریق به بهبود مدیریت تردد پرسنل کمک کرد.
با استفاده از این سیستم، می‌توان نارضایتی کارکنان را کاهش داده و بهره‌وری آن‌ها را افزایش داد. همچنین، سامانه حضور و غیاب کارکنان کاملاً آنلاین و تحت وب است و به عنوان یک نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین، قادر است در نسخه دسکتاپ و موبایل نیز عمل کند.
کلماتی که کاربران دنبال آن هستند.
- اتوماسیون حضور غیاب
- اتوماسیون کنترل تردد مراجعین
- کنترل تردد مراجعین
- بهترین نرم افزار حضور و غیاب
