مراحل نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب

پس از خرید دستگاه حضور و غیاب، نوبت به نصب و راه اندازی آن می رسد. معمولا نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب در محل مشتری و به صورت رایگان انجام می گیرد.

برای نصب دستگاه حضور و غیاب باید یک سری نکات ساده اما مهم ، مورد توجه قرار گیرد. کار نصب و راه اندازی و آموزش سیستم حضور و غیاب ، امری مهم و حساس است . علاوه بر اهمیت نصب فیزیکی دستگاه ، بحث انتقال دانش کار با دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب نیز بسیار مهم است.

نصب و راه اندازی سیستم حضور و غیاب ، نیاز به یک سری الزامات و پیش نیاز های دارد . برخی از این الزامات توسط شرکت فروشنده انجام می شود و بعضی دیگر برعهده خریدار می باشد.

مواردی که بر عهده شرکت فروشنده می باشد :

1. بررسی پیش نیاز های نصب دستگاه حضور و غیاب در محل مشتری و اعلام آن به خریدار
2. تعیین زمان مناسب جهت نصب و آموزش واعلام آن به خریدار
3. نیروی متخصص جهت و نصب و آموزش دستگاه حضور و غیاب

خریدار باید چند روز پپیش از جلسه نصب و آموزش ، پیش نیاز های و الزاماتی را که از طرف شرکت فروشنده اعلام شده است ، را آماده نمایند. این الزامات اکثرا شامل موارد زیر می شود .

• محل نصب دستگاه حضور و غیاب در یک محیط سر بسته باشد .
• محل نصب دستگاه از تابش مستقیم نور خورشید ، بارش باران و میدان مغناطیسی قوی در امان باشد .
• در فاصله کمتر از ۰.۵ متری محل نصب ، خروجی برق موجود باید و دستگاه باکابل برق خود مستقیم به پریز متصل شود . در ضمن اگر خروجی برق متصل به USB  باشد ، بهتر است .
• اتصال کابل برق دستگاه حضور و غیاب به سه راهی که وسایل برقی دیگر به آن متصل هستند خود داری کنید . ممکن است نوسانات برقی حاصل از این وسایل به دستگاه حضور و غیاب آسیب وارد نماید.
• پورت های ارتباطی کامپیور با دستگاه حضورو غیاب را چک کنید  پورت ارتباطی که می خواهید با دستگاه حضور و غیاب ارتباطی برقرار کنید ، باید روی کامپیوتر موجود باشد. ( مهم ترین پورت های ارتباطی RS232  ، Lan ، Wifi USB )
• چک کنید که سیستم عامل موجود بر روی کامپیوتر با نرم افزار حضور و غیاب مورد نظر سازگار باشد و سیستم عامل مشکلی ( ویروسی بودن ، کند بودن ، قدیمی بودن سیستم عامل و ….) نداشته باشد .
• درگاه های ورود و خروجی مهم کامپیوتر از جمله DVD ROM  و USB PORT  را چک کنید که حتما سالم باشند .
• مشخصات سخت افزاری کامپیوتر از جمله Cpu  ،  Ram و Hard disk  باید ظرفیت و سازگازی مورد نیاز جهت نصب نرم افزار حضور و غیاب را داشته باشد . 

چه آموزش هایی باید به کاربر ارائه شود ؟

• روشن و خاموش کردن دستگاه حضور و غیاب
• توضیحات کامل مشخصات دستگاه ( ظرفیت تعریف کاربر، طرفیت ثبت تردد ، صفحه کلید ، عملکرد باتری ، پورت های ارتباطی و … )
• معرفی کاربر ( تعریف اثر انگشت / چهره/ کف دست / عنبیه ) بر روی دستگاه حضور و غیاب
• ثبت تردد بر روی دستگاه حضور و غیاب از طریق اثر انگشت / چهره/ کف دست/ عنبیه
• ثبت تردد با کارت
• برقرار ارتباطی با دستگاه حضور و غیاب و تخلیه اطلاعات آن
• کار با نرم افزار های مربوطه
• بهتر است پس از پایان آموزش ، کاریر مربوطه در حضور کارشناس آموزش ، به صورت علمی با دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار های مربوط کار کند . تا علاوه بر تست دستگاه

چگونه دستگاه حضور و غیاب را ضد عفونی کنیم ؟

دستگاه های حضور و غیاب به خصوص دستگاه های اثر انگشتی ، بدلیل تماس انگشت کارمندان با سنسور اثر انگشت ،باعث انتشار آلودگی و ویروس های قابل انتقال از طریق تماس هستند .

   یکی از مراحل جلوگیری انتشار آلودگی ضد عفونی دستگاه حضور و غیاب یا دستگاه اثر انگشتی است

مراحل ضد عفونی دستگاه حضور و غیاب

این مراحل برای مراقبت مناسب از دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده قرار می گیرد .

1. یک محلول پاک کننده و ضد عفونی کننده مناسب اتخاب و خریداری نمائید.
2. قبل ار استفاده از ضد عفونی کننده ، به دستوالعمل استفاده از آن توجه داشته باشید .
3. محلول پاک کننده را بر روی دستمال تمیز و نرم اسپری کرده و دستمال را بر روی سطوح مختلف دستگاه حضور و غیاب بکشید .
4. دستمال را زیاد به محلول آغشته نکنید ، زیرا ممکن است رطوبت آن بر روی دستگاه حضور و غیاب لکه ایجاد کند و یا رطوبت به داخل دستگاه نفوذ کند .
5. حداقل روزی یک یا دوبار دستگاه حضور و غیاب را ضدعفونی کنید .
6. سنسور اثر انگشت دستگاه حضور و غیاب را جداگانه با یک دستمال نرم و بدون پرز آغشته به محلول تمیز کنید .
7. توصیه می شود سنسور (اسکنر ) اثر انگشت را بلافاصله بعد از هر استفاده ضدعفونی کنید .
8. بهتر است دستگاه حضور و غیاب را هنگام ضدعفونی کردن خاموش کنید .

از انجام این کار ها خود داری کنید :

• ریختن محلول ضدعفونی کننده به طور مستقیم بر روی دستگاه حضور و غیاب
• غوطه ور کردن دستگاه حضور و غیاب در مایع ضد عفونی کننده
• تمیز کردن سنسور اثر انگشت با مواد شوینده

چه دستگاه حضور و غیاب مناسب مدارس است ؟

امروزه با استفاده از سیستم های حضور و غیاب دانش آموزان، جهت کنترل و نظارت مطلوب تر ورود و خروج دانش آموزان و همچنین بهره گیری از قابلیت ارسال پیامک حضور و غیاب دانش آموزان افزایش حس اعتماد و امنیت والدین دانش آموزان نسبت به مدرسه را موجب می گردد.

در سال های اخیر با استفاده از دستگاه حضور و غیاب جهت کنترل تردد دانش آموزان و حتی معلمین و کادر اداری خود روی آورده اند .

نکته مهم در انتخاب دستگاه مناسب بستگی به تعداد دانش آموزان مدرسه که قرار است در یک نوبت حضور و غیاب انجام دهند، در نظر گرفته می شود . در حالت معمول به طور متوسط به ازای هر ۱۰۰ تا ۱۵۰ دانش آموز به یک دستگاه حضورو غیاب نیاز خواهد بود تا کیفیت و سرعت عمل لازم جهت کنترل تردد دانش آموزان را تضمین نمایند.

برای انجام چنین کاری نیاز به دستگاه مناسبی است که هم بتواند از تعداد زیاد دانش آموزان پشتیبانی به عمل آورد، هم دارای سرعت، دقت و کارایی مناسبی باشد و طول عمر و قیمت آن نیز برای مدرسه به صرف باشد.

نکته ای مهم دیگر نحوه احزار هویت دانش آموزان توسط دستگاه حضور و غیاب است، در واقع این مسئله که آیا از اثر انگشت یا از کارت جهت حضور و غیاب استفاده می شود بسیار اهمیت دارد. البته هر یک از این روش ها معایب و مزایای خاص خود را دارند. مثلا در مورد کارت ، با آنکه احزار هویت سریع تر و با خطای کمتری انجام می شود، اما معمولا فراموش کردن همراه داشتن کارت برای دانش آموزان یک امر عادی تلقی می شود که کل عملیات را با چالش مواجه می کند. در خصوص استفاده از اثر انگشت، خصوصا در فصل سرما و در مدارس دخترانه ، حسگرهای اثر انگشت ممکن است به اختلال مواجه شوند و انجام عملیات را کمی زمان بر کنند. که راهکار این مشکلات استفاده ترکیبی هست که تا حدودی مشکلات را بر طرف میکند .

کارت های دانش آموزی

کارت هوشمند دانش آموزی با در اختیار قرار دادن امکانات متنوع به مربیان و دانش آموزان باعث افزایش سرعت و کیفیت آموزش مدارس و آموزشگاه ها می شود. کارت های هوشمند را می توان برای کلیه امور جاری مدرسه برنامه ریزی کرد. حضور و غیاب خودکار، کلیه خرید ها از بوفه، استفاده در شبکه شتاب به عنوان کارت بانکی دانش آموزان، دسترسی دانش آموزان به مکان های مختلف از قبیل کتابخانه و سایت کامپیوتر، ثبت موارد انضباطی و… تنها گوشه ای از توانایی های این تکنولوژی را برای مدارس نشان می دهد.

نحوه عملکرد دستگاه :

بعد از استفاده از کارت یا اثر انگشت بر روی دستگاه، دستگاه کارت یا اثر انگشت را ثبت می کند و پیامکی مبنی بر پیامک ورود برای والدین دانش آموز ارسال می شود. اطلاعات ارسال شده از طریق دستگاه، همزمان با کارت زدن یا اثر انگشت هر دانش آموز ثبت و علاوه بر ارسال سریع پیامک ورود و خروج در دفتر انضباطی پنل مدیریت ثبت و قابل مشاهده و پیگیری می باشد. این رویداد علاوه بر اطلاع رسانی وضعیت رفت و آمد هر دانش آموز به والدین باعث تسریع و بهبود امر حضور و غیاب  در مدارس و رسیدگی هر چه سریع تر به موارد انضباطی پیش آمده، مثل تاخیرها و غیبت های دانش آموز می باشد و سیستم مدرسه را از حالت سنتی به حالت الکترونیکی ارتقا دهند.

سیستم حضور غیاب RFID با پلتفرم Arduion

یکی از مسائلی که از گذشته تا بحال مورد توجه سازمان ها و شرکت ها بوده ، ثبت ساعات ورود و خروج پرسنل و محاسبه میزان کاکرد آن ها برای پرداخت حقوق است که کاری زمان بر می باشد. با پیشرفت تکنولوژی ، دستگاه های  حضور و غیابی تولید شد که به جای استفاده از کارت مقوایی که هر ماه باید اون کارت تعویض می شد. از کارت های دائمی با تکنولوژی بارکد ، مغناطیسی ، پروکسی و یا مایفر استفاده می شود . علاوه بر این ، دستگاه های حضور غیاب بیومتریک نیز وارد بازار شد که با اسکن کردن انگشت ، مرمک چشم و یا صورت افراد کار می کند. اما هنوز بسیاری از کمپانی ها تمایل زیادی به استفاده از دستگاه کارتی دارند ، زیرا قابلیت  تشخیص این سیستم ها پایین بوده و نمی توان به کارکرد آن ها در هر شرایطی مطمئن بود. در سیستم حضور غیاب RFID که امواج رادیو فرکانسی کار می کند . افراد به صورت بی سیم شناسایی و زمان ورود خروج آن ها ثبت می شود . این فناوری که چند سالی استت مورد توجه قرار دارد و توسط آنتن Reader خوانده می شود و می توان افراد یا اشیا را شناسایی نمود، که این Tag باید همراه فرد یا متصل به شی مورد نظر باشد . دستگاه های که در حال حاضر تولید شده اند میزان آنتن دهی آن ها کم می باشد، چون در این دستگاه ها از آنتن LF که با میدان مغناطیسی کار می کند استفاده شده است و اشخاص باید Tag را نزدیک Reader قرار دهند تا خوانده شود، تا این سیستم را طوری ارتقا داده که آنتن دهی آن بالا باشد و آنتن Reader به راحتی بتواند Tag را در هر صنعتی بخواند. از این پروژه می توان برای مکان های مانند دانشگاه ها، مدارس، فروشگاه ها، رستوران و … استفاده نمود .

سیستم حضور غیاب هوشمند

نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب هوشمند که با RFID کار می کند، به اینگونه است که هر شخص یک کارت Tag داده می شود که در آن یک شماره سریال ذخیره شده در آن Tag توسط آنتن Reader خوانده شده و سپس ساعت و تاریخ ورود و خروج شخص که آن Tag را دارد به همراه شماره سریال Tag در کارت SD ذخیره می شود و سپس می توان اطلاعات موجود در کارت را به بانک اطلاعاتی انتقال داد.

در دستگاه هایی که در حال حاضر در بازار می باشند از RFID هایی که میزان آنتن دهی آن ها پایین است استفاده شده و در نتیجه کاربر برای ثبت ساعات ورود و خروج خود باید کارت یا Tag خود را در فاصله چند سانتی متری دستگاه قرار دهد .

در نتیجه ما در این پروژه طی بررسی های به عمل آمده مدار این سیستم زا طوری طراحی نمودیم که بتواند از فاصله چند متری Tag همراه کاربر را بخواند، پس تصمیم بر آن شد تا از آنتن ها با برد بالا که میزان آنتن دهی آن ها بین ۲ تا ۵ متر می باشد برای Reader استفاده شود و مزیت دیگری که این پروژه دارد طراحی مدار به صورت کاملا ماژولار می باشد و در آن از پلتفرم Arduino استفاده شده است و نیز می تواند بوسیله پورت سریال اطلاعات را مستقیما به کامپیوتر ارسال کند .

در شکل زیر بلوک دیاگرام اجزاء مدار طراحی شده به همراه نوع اتصلات بکار رفته در آن مشاهده می شود.  

برای ساعت مدار جهت ثبت ساعت ورود و خروج از یک ماژول Rtc استفاده شده است که با استفاده از پروتوکل I2C به برد کنترلی متصل شده و منبع کلاک این ماژول از یک کریستال ساعت با فرکانس ۳۲.۷۶۸KHZ استفاده می کند و می تواند ثانیه، دقیقه، ساعت و تاریخ را بصورت روز، هفته، ماه، سال ذخیره کند .

جهت ذخیره اموری همچون ثبت گزارشات و لاک های پروژه، ذخیره داده و …. از ماژول SD Card استفاده می شود که با پروتکل SPI  به برد Arduino اتصال دارد و اطلاعات ارسال شده از Reader  همراه با اطلاعات دریافت شده از Rtc توسط برد کنترلی به صورت یک فایل تکست در SD card ذخیره می شود .

عملکرد مدار:

عملکرد این سیستم به اینگونه است که ابتدا باید تگی که توسط Reader خوانده شده شناسایی شود و اگر جزء Tag های ذخیره شده در سیستم نباشد، با LED قرمز و Buzzer آلارم داده می شود . ولی در صورتیکه Tag برای سیستم قابل شناسایی بود با LDE سبز و Buzzer که نشانه تایید است آلارم داده می شود و سپس شماره سریال به همراه تاریخ و ساعت ورود ذخیره می شود. و هر گاه برای بار دوم کارت خوانده شود این بار ساعت به عنوان خروج تلقی شده همه اطلاعات قبلی به همراه ساعت خروج و میزان کارکرد روزانه و کل کارکرد در کارت SD به صورت یک فایل تکست ذخیره می شود که به یک فایل Access به عنوان بانک اطلاعاتی انتقال داده می شود .